FAQs für Erhalter
Kinder werden von ihren Eltern/Erziehungsberechtigten im einmal jährlich stattfindenden Hauptvormerkzeitraum für das jeweils kommende Kinderbildungs- und - betreuungsjahr vorgemerkt. Der Hauptvormerkzeitraum 2026 ist von 12. Jänner bis 8. Februar 2026 angesetzt. Im Anschluss daran gibt es ein Zeitfenster, in dem die Einrichtungen die bei ihnen eingelangten Vormerkungen im Erhalterportal bearbeiten.
Eine Vormerkung ist der erste Schritt in einem zweistufigen Prozess zur Suche eines passenden Kinderbetreuungsplatzes. Dieser Schritt wird durch das Kinderportal unterstützt, indem dort Eltern und Erziehungsberechtigte eine Übersicht aller verfügbaren Standorte in ihrer Nähe bekommen, die dortigen standortspezifischen Rahmenbedingungen einsehen können und so in weiterer Folge bis zu drei Einrichtungen auswählen können, die am besten mit den individuellen Betreuungserfordernissen ihres Kindes übereinstimmen. Um Einrichtungen diesen Betreuungswunsch mitzuteilen, kann eine Vormerkung bei bis zu drei Einrichtungen vorgenommen werden. Anschließend können die Kinderbildungs- und - betreuungseinrichtungen auf Basis der Daten, die Eltern/Erziehungsberechtigte bei der Vormerkung ihres Kindes hinterlegt haben, entscheiden, welche Kinder zukünftig in ihrer Einrichtung betreut werden können. Nach dieser Vorauswahl wird den Eltern/Erziehungsberechtigten der entsprechende Status ihres Kindes bei den jeweiligen Einrichtungen im Kinderportal angezeigt. Als zweiter Schritt des Eingangs angesprochenen Prozesses erfolgt nun die Anmeldung, bei der Eltern und Betreuungseinrichtungen in direkten Kontakt miteinander treten und einen Betreuungsvertrag abschließen können. In diesem Zusammenhang ist es wichtig zu beachten, dass der Aufnahme eines Kindes bei einer institutionellen Kinderbildungs- und -betreuungseinrichtung (ausgenommen Saisonbetriebe) die Vormerkung unter Verwendung des Kinderportals voranzugehen hat.
Gemäß den geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben werden Vormerkdaten einmal pro Jahr gelöscht. Diese Löschung erfolgt stets Anfang Jänner. Erziehungsberechtigte, die ihr Kind vor der Löschung am Kinderportal vorgemerkt hatten, werden vom System automatisch per E-Mail-Benachrichtigung über die Löschung informiert.
Eine Vormerkung für ein kommendes Kinderbildungs- und -betreuungsjahr ist immer ab Beginn des Hauptvormerkzeitraums möglich. Dieser ist jeweils am Beginn eines neuen Kalenderjahres angesetzt und erstreckt sich über mehrere Wochen.
Ja, es können selbstverständlich auch noch nach dem Hauptvormerkzeitraum Vormerkungen über das Kinderportal eingebracht werden. Diese nachträglich übermittelten Vormerkungen sind in der Regel innerhalb eines Tages nach Durchführung für Sie am Erhalterportal sichtbar. Eine Ausnahme besteht lediglich, wenn nachträgliche Vormerkungen unmittelbar nach dem Ende des Hauptvormerkzeitraumes abgeschickt werden. In den Kalenderwochen 7 und 8 können nachträglich übermittelte Vormerkungen aufgrund von technischen Wartungsarbeiten erst mit zeitlicher Verzögerung am Erhalterportal bereitgestellt werden (sieh dazu bitte auch Frage 14).
Es gibt zwei Arten von Vormerkungen. Zum einen gibt es unterjährige Vormerkungen, die im Zusammenhang mit der Suche nach einem Betreuungsplatz im laufenden Kinderbildungs- und -betreuungsjahr durchgeführt werden, zum anderen gibt es Vormerkungen für das kommende Kinderbildungs- und -betreuungsjahr. Letztere können stets frühestens ab Beginn des jeweiligen Hauptvormerkzeitraumes getätigt werden.
Ja, Eltern und Erziehungsberechtigte können nach dem Ende der Bearbeitungsphase den Status ihres Kindes am Kinderportal einsehen. Dieser Status kann entweder „Angenommen", „Angenommen ab sofort", „Warteliste" oder „Abgelehnt" lauten.
Ja, Eltern/Erziehungsberechtigte erhalten am Ende des Vormerkprozesses eine Benachrichtigung per E-Mail/SMS, in der bestätigt wird, dass ihre Vormerkung erfolgreich eingebracht wurde.
Nein, in diesem Fall ist keine neuerliche Vormerkung über das Kinderportal erforderlich. Falls das Kind jedoch in eine andere Einrichtung wechselt, auch wenn diese denselben Erhalter hat und sich am selben Standort befindet - z.B. im Falle des Wechsels von einer Kinderkrippe in einen Kindergarten -, ist eine Vormerkung bei der neuen Kinderbildungs- und -betreuungseinrichtung über das Kinderportal des Landes Steiermark durchzuführen.
Ja, das ist selbstverständlich möglich. Sollte ein Kind bei keiner der im Hauptvormerkzeitraum ausgewählten Einrichtungen einen Platz bekommen haben, können die Eltern/Erziehungsberechtigten des Kindes natürlich eine neue Vormerkung unter Angabe von anderen, neuen Kinderbildungs- und -betreuungseinrichtungen durchführen.
Natürlich können Sie Kinder, sofern Sie die entsprechenden Kapazitäten haben, auch während des noch laufenden Hauptvormerkzeitraumes (Jänner/Februar) bzw. der Bearbeitungsphase in Ihrer Kinderbetreuungseinrichtung aufnehmen. Sie müssen bei Anfragen für einen unterjährigen Betreuungsplatz, bei denen der gewünschte Betreuungsstart vor der Veröffentlichung der Status am Kinderportal liegt, keinesfalls bis zur Beendigung der Bearbeitungsphase warten, um ein Kind in Ihrer Einrichtung starten zu lassen. Die gesetzliche Voraussetzung für die Aufnahme ist jedoch weiterhin, dass die Eltern/Erziehungsberechtigten das Kindes über das Kinderportal in Ihrer Einrichtung vorgemerkt haben. Das Vorliegen einer entsprechenden Vormerkung müssen Sie am Erhalterportal überprüfen. Wenn die Vormerkung dort aufscheint, können Sie das Kind aufnehmen, sprich auch bereits während des ersten Quartals einen Betreuungsvertrag abschließen.
Vormerkungen im Kinderportal sind verpflichtend vorzunehmen! Sollten Sie Kontakt zu Eltern haben und Ihnen einen Platz anbieten können, obwohl diese keine Vormerkung im Kinderportal vorgenommen haben, so sind Sie dazu verpflichtet, die Vormerkung gemeinsam mit den Eltern nachzuholen. Daten aufgenommener Kinder sind verpflichtend im Kinderportal abzubilden!
Vormerkungen, die nach dem Hauptvormerkzeitraum 2026 eingebracht wurden, werden am Erhalterportal im Laufe der Kalenderwoche 8 im Menüpunkt „Warteliste und nachträgliche Vormerkungen" sichtbar geschaltet.
Im Menüpunkt „Vormerkungen" finden Sie alle Vormerkungen, die während des Hauptvormerkzeitraumes an Ihre Einrichtungen ergangen sind. Die Bearbeitung dieser Vormerkungen erfolgt in der sogenannten Bearbeitungsphase und ist in mehrere Wellen unterteilt. Im Menüpunkt „Warteliste und nachträgliche Vormerkungen" sehen Sie jene Vormerkungen, die nachträglich, also nach Ende des Hauptvormerkzeitraumes, für Ihre Einrichtungen abgeschickt wurden. Deren Bearbeitung startet zeitlich versetzt nach dem Abschluss der Bearbeitungsphase für den Hauptvormerkzeitraum und ist im Jahr 2026 ab dem 30. März möglich.
Nein, im Unterschied zu den Vormerkungen des Hauptvormerkzeitraumes, die im Zuge der sogenannten Bearbeitungsphase in drei aufeinanderfolgenden Wellen abgearbeitet werden, gibt es bei der Bearbeitung der nachträglichen Vormerkungen keine zeitliche Staffelung.
Eltern und Erziehungsberechtigte können es bereits am Folgetag sehen, wenn Sie am Erhalterportal im Menüpunkt Warteliste und nachträgliche Vormerkungen eine (nachträglich übermittelte) Vormerkung mit dem Status „Angenommen" oder „Angenommen ab sofort" bearbeitet haben. Konkret wird vom System ein Mail ausgeschickt, in dem die Eltern/Erziehungsberechtigten darauf hingewiesen werden, dass ihre Vormerkung durch eine darin ausgewählte Wunscheinrichtung bearbeitet wurde und das Ergebnis dieser Bearbeitung im Bereich „Meine Vormerkungen" im Kinderportal-Benutzerkonto eingesehen werden kann.
Die „Mini-Welle" dauert drei Tage und dient dazu, im Anschluss an die drei Hauptwellen der Bearbeitungsphase noch einmal alle Bearbeitungsergebnisse zu kontrollieren, bevor die Status-Veröffentlichung am Kinderportal erfolgt. Sollten in Einzelfällen Änderungen notwendig sein, kann jede Priorität nochmals für je einen Tag bearbeitet werden. Angenommen werden können nur jene Kinder, die nicht bereits von einer anderen Einrichtung im Zuge der drei Hauptwellen angenommen worden sind.
Das ist dadurch begründet, dass eine Vormerkung des Hauptvormerkzeitraumes immer dann vom Menüpunkt Vormerkungen in den Menüpunkt Warteliste und nachträgliche Vormerkungen übertragen wird, wenn zumindest eine der in der Vormerkung angefragten Einrichtungen dem Kind in der Bearbeitungsphase den Status „Warteliste" zugewiesen hat. Da diese Einrichtung die Möglichkeit haben muss, das entsprechende Kind nachträglich anzunehmen, wird die Vormerkung übertragen und ist somit auch bei Ihnen im Menüpunkt Warteliste und nachträgliche Vormerkungen sichtbar.
Bitte steigen Sie dafür in das Erhalterportal ein und wählen Sie im Menüpunkt „Einrichtungen" die gewünschte Einrichtung aus. Scrollen Sie anschließend nach unten bis zum Punkt „Angebot". Dort finden Sie im Unterpunkt „Betreuungsart der Einrichtung" folgende Optionen zur Auswahl:
· Halbtag ohne Essen (=6 Stunden ohne Mittagsverpflegung)
· Halbtag mit Essen (=6 Stunden mit Mittagsverpflegung)
· Ganztag 8h mit Essen (=8 Stunden mit Mittagsverpflegung)
· Ganztag 10h mit Essen (=10 Stunden mit Mittagsverpflegung)
· Ganztag 12h mit Essen (=12 Stunden mit Mittagsverpflegung)
· Nachmittagsbetreuung
Die Angaben, die Sie hier hinterlegen, bilden jene Optionen, welche Erziehungsberechtigte im Kinderportal auf der letzten Seite des Vormerkformulars unter „Gewünschter Betreuungsumfang" bei Ihrer Einrichtung auswählen können. Bitte wählen Sie bei obigen Optionen daher nicht nur den längst möglichen Betreuungsumfang aus, sondern alle Betreuungsumfänge, die in der entsprechenden Einrichtung angeboten werden.
In dieser Spalte findet sich das Ergebnis des seit dem heurigen Jahr automatisch erfolgenden Melderegisterabgleichs von Vormerkungen. Sie sehen dort je Vormerkung eines von zwei Symbolen:
- Ein blaues Häkchen (✔️)
- Ein gelbes Dreieck (⚠️)
Für Sie als Erhalter bedeuten die Symbole Folgendes:
Ein blaues Häkchen sagt aus, dass ein vorgemerktes Kind erfolgreich im Melderegister gefunden werden konnte. Der entsprechende Abgleich erfolgt auf Basis der Angaben zu Name, Geburtsdatum und Adresse des Kindes im Vormerkformular. Technisch bedeutet das, dass erfolgreich ein bPK gebildet werden konnte. Für Sie als Erhalter bedeutet dieses Symbol also, dass Sie Sicherheit darüber haben, dass ein vorgemerktes Kind tatsächlich existiert und dass etwaige Mehrfach-Vormerkungen für das Kind als solche erkannt werden würden. Was jedoch nicht davon abgeleitet werden kann, ist, dass die Schreibung des Namens etc. exakt jener im Melderegister entsprechen muss. Minimale Abweichungen, etwa das Fehlen oder das Verändern eines einzelnen Zeichens (z.B. Weglassen eines Apostrophs), führen noch nicht zwangsläufig dazu, dass kein erfolgreicher Melderegisterabgleich durchgeführt werden kann. Eine zumindest weitestgehende Entsprechung ist jedoch sichergestellt.
Ein gelbes Warndreieck sagt hingegen aus, dass mit den Angaben zu Name, Geburtsdatum und Adresse des Kindes keine Entsprechung im Melderegister gefunden werden konnte. Dies ist in den meisten Fällen auf Flüchtigkeitsfehler beim Befüllen des Vormerkformulars zurückzuführen. Ein häufiges vorkommendes Beispiel ist, dass in das Feld für den Vornamen der Nachname eingetragen wurde und umgekehrt. Sollte daher ein Fehler für Sie als Flüchtigkeitsfehler erkennbar sein, können Sie die betroffene Vormerkung selbstverständlich für die Betreuungsplatzvergabe berücksichtigen. Dasselbe gilt für Fälle, in denen das Warnsymbol auf einen bevorstehenden oder kürzlich erfolgten Wohnortwechsel zurückzuführen ist.
Sollte das Aufscheinen eines Warndreiecks nach Prüfung der entsprechenden Vormerkung in einzelnen Fällen für Sie jedoch nicht erklärbar sein, wäre allenfalls eine Rückfrage bei den Erziehungsberechtigten angeraten. Wichtig zu betonen ist allerdings, dass technisch gesehen natürlich auch solche Vormerkungen von Ihnen angenommen werden können. Auch müssen Fehler nicht zwingend am System richtiggestellt werden - ausschlagend ist lediglich, dass Ihnen als Erhalter von den Erziehungsberechtigten die korrekten Informationen (etwa durch Übermittlung eines Meldezettels) zur Verfügung gestellt werden. Dies kann im direkten Austausch zwischen Ihnen als Erhalter und der/dem jeweiligen Erziehungsberechtigten erfolgen.