FAQs für Erhalter
Kinder werden von ihren Eltern/Erziehungsberechtigten im einmal jährlich stattfindenden Hauptvormerkzeitraum für das jeweils kommende Kinderbildungs- und - betreuungsjahr vorgemerkt. Der Hauptvormerkzeitraum 2026 ist von 12. Jänner bis 8. Februar 2026 angesetzt. Im Anschluss daran gibt es ein Zeitfenster, in dem die Einrichtungen die bei ihnen eingelangten Vormerkungen im Erhalterportal bearbeiten.
Eine Vormerkung ist der erste Schritt in einem zweistufigen Prozess zur Suche eines passenden Kinderbetreuungsplatzes. Dieser Schritt wird durch das Kinderportal unterstützt, indem dort Eltern und Erziehungsberechtigte eine Übersicht aller verfügbaren Standorte in ihrer Nähe bekommen, die dortigen standortspezifischen Rahmenbedingungen einsehen können und so in weiterer Folge bis zu drei Einrichtungen auswählen können, die am besten mit den individuellen Betreuungserfordernissen ihres Kindes übereinstimmen. Um Einrichtungen diesen Betreuungswunsch mitzuteilen, kann eine Vormerkung bei bis zu drei Einrichtungen vorgenommen werden. Anschließend können die Kinderbildungs- und - betreuungseinrichtungen auf Basis der Daten, die Eltern/Erziehungsberechtigte bei der Vormerkung ihres Kindes hinterlegt haben, entscheiden, welche Kinder zukünftig in ihrer Einrichtung betreut werden können. Nach dieser Vorauswahl wird den Eltern/Erziehungsberechtigten der entsprechende Status ihres Kindes bei den jeweiligen Einrichtungen im Kinderportal angezeigt. Als zweiter Schritt des Eingangs angesprochenen Prozesses erfolgt nun die Anmeldung, bei der Eltern und Betreuungseinrichtungen in direkten Kontakt miteinander treten und einen Betreuungsvertrag abschließen können. In diesem Zusammenhang ist es wichtig zu beachten, dass der Aufnahme eines Kindes bei einer institutionellen Kinderbildungs- und -betreuungseinrichtung (ausgenommen Saisonbetriebe) die Vormerkung unter Verwendung des Kinderportals voranzugehen hat.
Gemäß den geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben werden Vormerkdaten einmal pro Jahr gelöscht. Diese Löschung erfolgt stets Anfang Jänner. Erziehungsberechtigte, die ihr Kind vor der Löschung am Kinderportal vorgemerkt hatten, werden vom System automatisch per E-Mail-Benachrichtigung über die Löschung informiert.
Eine Vormerkung für ein kommendes Kinderbildungs- und -betreuungsjahr ist immer ab Beginn des Hauptvormerkzeitraums möglich. Dieser ist jeweils am Beginn eines neuen Kalenderjahres angesetzt und erstreckt sich über mehrere Wochen.
Ja, Vormerkungen können auch unterjährig für das laufende bzw. nachträglich für das kommende Kinderbildungs- und -betreuungsjahr vorgenommen werden. Erfolgen diese in einem Kinderbildungs- und -betreuungsjahr vor Beginn des Hauptvormerkzeitraumes, so können nur Vormerkungen im Zusammenhang mit der Suche nach einem Betreuungsplatz im aktuellen Kinderbildungs- und -betreuungsjahr durchgeführt werden. Erfolgen diese während oder nach dem Hauptvormerkzeitraum im aktuellen Kinderbildungs- und -betreuungsjahr, so können sowohl Vormerkungen für einen Betreuungsplatz ab sofort wie auch für einen im kommende Kinderbildungs- und -betreuungsjahr vorgenommen werden.
Es gibt zwei Arten von Vormerkungen. Zum einen gibt es unterjährige Vormerkungen, die im Zusammenhang mit der Suche nach einem Betreuungsplatz im laufenden Kinderbildungs- und -betreuungsjahr durchgeführt werden, zum anderen gibt es Vormerkungen für das kommende Kinderbildungs- und -betreuungsjahr. Letztere können stets frühestens ab Beginn des jeweiligen Hauptvormerkzeitraumes getätigt werden.
Ja, Eltern und Erziehungsberechtigte können nach dem Ende der Bearbeitungsphase den Status ihres Kindes am Kinderportal einsehen. Dieser Status kann entweder „Angenommen", „Angenommen ab sofort", „Warteliste" oder „Abgelehnt" lauten.
Ja, Eltern/Erziehungsberechtigte erhalten am Ende des Vormerkprozesses eine Benachrichtigung per E-Mail/SMS, in der bestätigt wird, dass ihre Vormerkung erfolgreich eingebracht wurde.
Nein, in diesem Fall ist keine neuerliche Vormerkung über das Kinderportal erforderlich. Falls das Kind jedoch in eine andere Einrichtung wechselt, auch wenn diese denselben Erhalter hat und sich am selben Standort befindet - z.B. im Falle des Wechsels von einer Kinderkrippe in einen Kindergarten -, ist eine Vormerkung bei der neuen Kinderbildungs- und -betreuungseinrichtung über das Kinderportal des Landes Steiermark durchzuführen.
Ja, das ist selbstverständlich möglich. Sollte ein Kind bei keiner der im Hauptvormerkzeitraum ausgewählten Einrichtungen einen Platz bekommen haben, können die Eltern/Erziehungsberechtigten des Kindes natürlich eine neue Vormerkung unter Angabe von anderen, neuen Kinderbildungs- und -betreuungseinrichtungen durchführen.
Natürlich können Sie Kinder, sofern Sie die entsprechenden Kapazitäten haben, auch während des noch laufenden Hauptvormerkzeitraumes (Jänner/Februar) bzw. der Bearbeitungsphase in Ihrer Kinderbetreuungseinrichtung aufnehmen. Sie müssen bei Anfragen für einen unterjährigen Betreuungsplatz, bei denen der gewünschte Betreuungsstart vor der Veröffentlichung der Status am Kinderportal liegt, keinesfalls bis zur Beendigung der Bearbeitungsphase warten, um ein Kind in Ihrer Einrichtung starten zu lassen. Die gesetzliche Voraussetzung für die Aufnahme ist jedoch weiterhin, dass die Eltern/Erziehungsberechtigten das Kindes über das Kinderportal in Ihrer Einrichtung vorgemerkt haben. Das Vorliegen einer entsprechenden Vormerkung müssen Sie am Erhalterportal überprüfen. Wenn die Vormerkung dort aufscheint, können Sie das Kind aufnehmen, sprich auch bereits während des ersten Quartals einen Betreuungsvertrag abschließen.
Vormerkungen im Kinderportal sind verpflichtend vorzunehmen! Sollten Sie Kontakt zu Eltern haben und Ihnen einen Platz anbieten können, obwohl diese keine Vormerkung im Kinderportal vorgenommen haben, so sind Sie dazu verpflichtet, die Vormerkung gemeinsam mit den Eltern nachzuholen. Daten aufgenommener Kinder sind verpflichtend im Kinderportal abzubilden!
Vormerkungen, die nach dem Hauptvormerkzeitraum abgeschickt wurden, können Sie am Erhalterportal unter dem Menüpunkt „Warteliste und nachträgliche Vormerkungen" einsehen und bearbeiten.
Unter dem Menüpunkt „Vormerkungen" finden Sie alle Vormerkungen, die während des Hauptvormerkzeitraumes an Ihre Einrichtungen ergangen sind. Die Bearbeitung dieser Vormerkungen erfolgt in der sogenannten Bearbeitungsphase und ist in mehrere Wellen unterteilt. Unter dem Menüpunkt Warteliste und nachträgliche Vormerkungen sehen Sie jene Vormerkungen, die nachträglich, also nach Ende des Hauptvormerkzeitraumes, für Ihre Einrichtungen abgeschickt wurden.
Nein, im Unterschied zu den Vormerkungen des Hauptvormerkzeitraumes, die im Zuge der sogenannten Bearbeitungsphase in drei aufeinanderfolgenden Wellen abgearbeitet werden, gibt es bei der Bearbeitung der nachträglichen Vormerkungen keine zeitliche Staffelung.
Eltern und Erziehungsberechtigte können es bereits am Folgetag sehen, wenn Sie am Erhalterportal im Menüpunkt Warteliste und nachträgliche Vormerkungen eine (nachträglich übermittelte) Vormerkung mit dem Status „Angenommen" oder „Angenommen ab sofort" bearbeitet haben. Konkret wird vom System ein Mail ausgeschickt, in dem die Eltern/Erziehungsberechtigten darauf hingewiesen werden, dass ihre Vormerkung durch eine darin ausgewählte Wunscheinrichtung bearbeitet wurde und das Ergebnis dieser Bearbeitung im Bereich „Meine Vormerkungen" im Kinderportal-Benutzerkonto eingesehen werden kann.
Die „Mini-Welle" dient dazu, im Anschluss an die drei Hauptwellen der Bearbeitungsphase noch einmal alle Bearbeitungsergebnisse zu kontrollieren, bevor die Status-Veröffentlichung am Kinderportal erfolgt. Die Abteilung 6 hält alle Erhalter von institutionellen Kinderbildungs- und -betreuungseinrichtungen in der Steiermark dazu an - unabhängig von den technischen Beschränkungen am Erhalterportal -, etwaige Bearbeitungen während der „Mini-Welle" nur unter Einhaltung folgender Vorgaben durchzuführen (ein Zuwiderhandeln kann selbstverständlich nachvollzogen werden).
Was muss vor der Bearbeitung einer Vormerkung in der „Mini-Welle" jedenfalls überprüft werden?
Es ist vor jeder Bearbeitung in den Vormerkungsdetails zu überprüfen, ob dem entsprechenden Kind bereits von einer anderen Einrichtung ein Betreuungsplatz zugewiesen wurde.
Welche Arten der Bearbeitung sind während der „Mini-Welle" zulässig?
- Es ist erlaubt, Kinder, die noch von keiner Einrichtung den Status „Angenommen"/ „Angenommen ab sofort" erhalten haben, anzunehmen. Vor allem im Falle von Pflichtkindern ist dies, vorausgesetzt die Kapazitäten bestehen, unbedingt angeraten.
- Es ist erlaubt, Kindern, die bisher den Status „Abgelehnt" hatten, den Status „Warteliste" zu geben (dasselbe gilt natürlich auch in der umgekehrten Form).
Welche Arten der Bearbeitung sind während der „Mini-Welle" nicht zulässig?
Es ist im Zuge der „Mini-Welle" jedenfalls nicht zulässig, Kinder, die bei einer anderen Einrichtung bereits den Status „Angenommen" bzw. „Angenommen ab sofort" erhalten haben, ohne Rücksprache mit dieser Einrichtung anzunehmen. Dies ist ohnehin technisch nur in jenem Fall möglich, dass man selbst die Priorität 1 des Kindes ist. Dennoch ist eine Annahme eines Kindes, das im Zuge der drei Hauptwellen bei einer anderen Einrichtung angenommen wurde, nur unter Zustimmung der entsprechenden Einrichtung bzw. des entsprechenden Erhalters zulässig.
Das ist dadurch begründet, dass eine Vormerkung des Hauptvormerkzeitraumes immer dann vom Menüpunkt Vormerkungen in den Menüpunkt Warteliste und nachträgliche Vormerkungen übertragen wird, wenn zumindest eine der in der Vormerkung angefragten Einrichtungen dem Kind in der Bearbeitungsphase den Status „Warteliste" zugewiesen hat. Da diese Einrichtung die Möglichkeit haben muss, das entsprechende Kind nachträglich anzunehmen, wird die Vormerkung übertragen und ist somit auch bei Ihnen im Menüpunkt Warteliste und nachträgliche Vormerkungen sichtbar.
Bitte steigen Sie dafür in das Erhalterportal ein und wählen Sie im Menüpunkt „Einrichtungen" die gewünschte Einrichtung aus. Scrollen Sie anschließend nach unten bis zum Punkt „Angebot". Dort können Sie im Unterpunkt „Betreuungsart der Einrichtung" folgende Optionen zur Auswahl:
· Halbtag ohne Essen (=6 Stunden ohne Mittagsverpflegung)
· Halbtag mit Essen (=6 Stunden mit Mittagsverpflegung)
· Ganztag 8h mit Essen (=8 Stunden mit Mittagsverpflegung)
· Ganztag 10h mit Essen (=10 Stunden mit Mittagsverpflegung)
· Ganztag 12h mit Essen (=12 Stunden mit Mittagsverpflegung)
· Nachmittagsbetreuung
Die Angaben, die Sie hier hinterlegen, bilden jene Optionen, welche Erziehungsberechtigte im Kinderportal auf der letzten Seite des Vormerkformulars unter „Gewünschter Betreuungsumfang" bei Ihrer Einrichtung auswählen können. Bitte wählen Sie bei obigen Optionen daher nicht nur den längst möglichen Betreuungsumfang aus, sondern alle Betreuungsumfänge, die in der entsprechenden Einrichtung angeboten werden.